W związku z wejściem w życie obowiązkowego KSeF oraz pojawiającymi się problemami z rozliczaniem wydatków pracowników w delegacjach, przedstawiamy praktyczne rozwiązania, które mogą znacząco uprościć proces i ograniczyć ryzyko błędów – pisze dla nas Michał Zwyrtek
Wejście w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian organizacyjnych w obszarze finansów i księgowości w ostatnich latach. Nowy model obiegu dokumentów wymaga od firm nie tylko dostosowania systemów informatycznych, lecz także uporządkowania procedur wewnętrznych związanych z rozliczaniem wydatków pracowników, w szczególności ponoszonych w trakcie delegacji. W praktyce brak odpowiednich zasad identyfikacji kosztów może prowadzić do opóźnień, niejasności i zwiększonego obciążenia działów finansowych.
I. Na czym polega zmiana?
W modelu tradycyjnym pracownik:
- ponosił wydatek,
- otrzymywał fakturę papierową lub w formie PDF,
- po powrocie przekazywał ją do księgowości.
W modelu KSeF:
- faktura trafia najpierw do systemu KSeF, a następnie do firmy,
- księgowość musi ustalić, czy faktura dotyczy naszej firmy oraz którego pracownika,
- brak oznaczeń na fakturze powoduje konieczność „dochodzenia” wewnętrznego.
Dodatkowo należy pamiętać, że:
- faktury ustrukturyzowanej (XML) nie można anulować,
- data otrzymania faktury to data nadania numeru KSeF,
- faktura wpływa do firmy niezależnie od tego, czy pracownik zgłosił już wydatek.
II. Możliwości ułatwiające rozliczanie wydatków pracowniczych
1. Wprowadzenie obowiązkowych oznaczeń na fakturze
Najskuteczniejsze rozwiązanie organizacyjne polega na zobowiązaniu pracowników do podawania dodatkowych danych przy żądaniu faktury, np.:
- imienia i nazwiska pracownika,
- numeru identyfikacyjnego pracownika (jeśli funkcjonuje w firmie),
- MPK (miejsce powstawania kosztów),
- nazwy projektu,
- oznaczenia sposobu płatności (np. „KP – karta płatnicza”).
W strukturze FA(3) istnieje możliwość wskazania podmiotu trzeciego (np. pracownika) w elemencie Podmiot3
Dzięki temu możliwe jest techniczne przypisanie kosztu do konkretnej osoby i automatyzacja księgowania.
Należy jednak pamiętać, że sprzedawca nie ma obowiązku wprowadzenia dodatkowych danych, dlatego konieczne jest przeszkolenie pracowników i wprowadzenie jasnej instrukcji.
2. Procedura zgłaszania wydatku w dniu jego poniesienia
Rekomendowane jest wprowadzenie zasady, że pracownik:
- zgłasza planowany wydatek przed jego poniesieniem (np. w systemie delegacyjnym),
- niezwłocznie informuje o dokonaniu zakupu.
Pozwala to księgowości szybciej powiązać fakturę z osobą i uniknąć podwójnego księgowania lub zapłaty.
3. Korzystanie z kart firmowych przypisanych do działów lub projektów
Część firm wdraża:
- osobne rachunki lub subkonta dla działów,
- dedykowane karty płatnicze.
Dzięki temu wydatek można przypisać do działu na podstawie rachunku bankowego, nawet jeśli faktura nie zawiera danych pracownika.
Minusem są dodatkowe koszty prowizyjne, jednak w większych organizacjach rozwiązanie to znacząco ogranicza chaos operacyjny.
4. Wykorzystanie faktur uproszczonych do 450 zł (okres przejściowy)
Do końca 2026 r. możliwe jest:
- wystawianie paragonów z NIP do 450 zł (faktura uproszczona),
- wystawianie faktur z kasy fiskalnej poza KSeF.
Takie dokumenty można rozliczać w dotychczasowym modelu, co jest szczególnie praktyczne przy drobnych wydatkach (np. restauracje, parking, drobne zakupy).
5. Wizualizacja faktury z kodem QR
Jeżeli sprzedawca wystawi fakturę w KSeF w momencie sprzedaży, może przekazać pracownikowi wizualizację z kodem QR. Kod QR umożliwia weryfikację faktury w systemie.
Należy jednak pamiętać, że:
- wizualizacja nie jest odrębnym dokumentem księgowym,
- podstawą księgowania jest faktura w KSeF (XML),
- należy unikać podwójnego księgowania na podstawie wizualizacji i faktury systemowej.
6. Potwierdzenie transakcji
Jeżeli sprzedawca wystawi fakturę dopiero do 15. dnia następnego miesiąca, pracownik może otrzymać:
- potwierdzenie transakcji,
- dokument wewnętrzny potwierdzający zakup.
Nie jest to dokument księgowy, ale ułatwia identyfikację kosztu do czasu pojawienia się faktury w KSeF.
III. Rekomendacje organizacyjne
Aby ograniczyć ryzyka podatkowe i operacyjne, rekomendujemy:
- Przygotowanie wewnętrznej instrukcji rozliczania delegacji w modelu KSeF.
- Wprowadzenie obowiązkowych oznaczeń na fakturach.
- Przeszkolenie pracowników z zasad działania KSeF.
- Ustalenie jednej preferowanej formy płatności (np. karta firmowa).
- Regularne monitorowanie faktur przychodzących w KSeF.
- Przeprowadzenie audytu procesu obiegu kosztów przed wejściem w pełny obowiązek KSeF.
IV. Najważniejsze ryzyka
- brak możliwości anulowania faktury w KSeF,
- ryzyko podwójnej płatności,
- problemy z terminowym ujęciem kosztu,
- potencjalne sankcje za brak właściwych procedur.
V. Korzyści przy prawidłowym wdrożeniu
- automatyczne przypisywanie kosztów,
- szybsze księgowanie,
- uporządkowana archiwizacja (faktury przechowywane w KSeF),
- ograniczenie błędów ludzkich,
- możliwość wykorzystania identyfikatora zbiorczego przy płatnościach
Odpowiednie przygotowanie organizacyjne pozwoli uniknąć poważnych problemów operacyjnych po wejściu w życie obowiązkowego KSeF.
