Rozmowa z Agnieszką Kozak, wiceprezes Zarządu ZoriusPro Sp. z o.o. w Bielsku-Białej

ZoriusPro | Biznes | Wydanie 154

Czym jest KSeF? Czemu będzie służył?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma, która została wprowadzona w celu usprawnienia procesu wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur. Obowiązek korzystania z KSeF-u stanie się obligatoryjny od 1 lipca 2024 r. Celem wprowadzenia tego obowiązku jest uszczelnienie systemu podatkowego, a także ograniczenie nieprawidłowości w rozliczaniu podatku VAT. Przedsiębiorcy obawiają się tej zmiany, ponieważ wymaga nowego podejścia biznesowego w wielu obszarach. Dlatego zachęcamy przedsiębiorców do jak najwcześniejszego zainteresowania się tym tematem, ponieważ dostosowanie procesów biznesowych w tym zakresie będzie długofalowym procesem.

Czy jest możliwe wypróbowanie tego systemu przed 1 lipca? Czy są jakieś dane testowe, na których można to zrobić?

Tak, jest przygotowana cała infrastruktura środowiska testowego. Można zalogować się na stronę ministerstwa i sprawdzić jak będzie wyglądał proces wystawiania faktur. Warto podkreślić, że obowiązek wdrożenia KSeF-u jest w gestii kadry zarządzającej. Jako ZoriusPro staramy się jak najbardziej wspomóc przedsiębiorców w tych zadaniach. Według mnie ważne jest dołożenie wszelkich starań, żeby maksymalnie zautomatyzować i usprawnić ten proces. Nie ma jednego schematu na wdrożenie KSeF we wszystkich organizacjach. Każda firma ma swoje indywidualnie poukładane procesy, których przeorganizowanie w każdym przedsiębiorstwie będzie wyglądało inaczej. Dlatego już teraz wdrażamy i przygotowujemy integracje systemów z KSeF.

Jak będzie wyglądał sam proces wystawiania faktury?

Proces wystawiania faktury ulegnie zmianie. Wygenerowany przez program handlowo-sprzedażowy projekt faktury zostanie wysłany na bramkę Ministerstwa Finansów, gdzie po zweryfikowaniu poprawności zostanie nadany numer UPO i powstanie faktura przesyłana do kontrahenta końcowego. Faktura ustrukturyzowana będzie plikiem XML składającym się z ok. 350 pól. Do takiej faktury nie będą dołączane inne dokumenty, które do tej pory w niektórych organizacjach bywały załącznikami – zaświadczenia, protokoły itd. Każda firma będzie musiała zoptymalizować ten proces i dostosować go do swoich potrzeb.

Czy jeżeli przyjdzie do Was firma i powie „ratujcie, nie potrafimy sobie poradzić, nie wiemy jak to zrobić”, pomożecie?

Oczywiście, że pomożemy! W ZoriusPro jesteśmy ekspertami właśnie w zakresie KSeF-u, cyfryzacji przedsiębiorstw i integracji danych. Na podstawie wielu wdrożeń, które już zrealizowaliśmy, podpowiadamy możliwości wprowadzenia zmian i wiemy co się sprawdza. Najważniejsze jest rozpoczęcie procesu przygotowywania się do zmian odpowiednio wcześnie. Te zmiany na pewno wejdą w życie. Aby dobrze przygotować się do obowiązku KSeF konieczne będzie zaangażowanie do tego procesu całej firmy, a w szczególności kadry zarządzającej. Proponujemy więc firmom jak najszybsze konsultacje – jeżeli się do tego nie przygotujemy odpowiednio wcześniej, może okazać się, że od 1 lipca 2024 nie będziemy mieli możliwości wystawiania i odbierania faktur.

Cała rozmowa: