Efektywne zarządzanie kosztami, optymalizacja procesów wewnętrznych oraz przemyślana cyfryzacja to obecnie kluczowe filary budowania trwałej przewagi konkurencyjnej na rynku.
Te niezwykle aktualne wyzwania stały się tematem przewodnim kolejnego Śniadania Biznesowego, które odbyło się w środę, 20 maja 2026 roku, w przestrzeniach Centrum Biznesowego Atrion w Tychach przy ulicy Towarowej 23. Spotkanie zorganizowane przez Okręgową Izbę Przemysłowo-Handlową w Tychach (OIPH Tychy) przyciągnęło liczne grono lokalnych przedsiębiorców, właścicieli firm oraz kadry zarządzającej poszukującej sprawdzonych, wdrożeniowych rozwiązań dla swoich organizacji.
Partnerem majowego spotkania była grupa firm doradczych i outsourcingowych Zwyrtek Group, natomiast rolę partnera naukowego objął Wydział Zarządzania Akademii Górnośląskiej w Katowicach (AG Katowice). Portal EUROPERSPEKTYWY z dumą objął to wydarzenie oficjalnym patronatem medialnym.
Anatomia strat operacyjnych według eksperta Lean Six Sigma
W pierwszej części spotkania Łukasz Jenczura, Partner i Trener Operacyjny legitymujący się tytułem Lean Six Sigma Master Black Belt, przedstawił nowatorskie spojrzenie na strukturę oszczędności w przedsiębiorstwach. Ekspert wskazał, że nowoczesne zarządzanie powinno rozróżniać trzy rodzaje oszczędności operacyjnych: twarde, czyli bezpośrednio mierzalne i widoczne w rachunku zysków i strat; miękkie, opierające się na szacunkowym, lepszym wykorzystaniu wolnych zasobów; oraz tak zwane oszczędności „nerwowe”, wpływające na spokój menedżera, redukcję codziennej gonitwy i poprawę ogólnej atmosfery w organizacji.
Jako jaskrawy przykład twardej oszczędności podano renegocjację stawek z dotychczasowym dostawcą CNC po 15 latach współpracy bez weryfikacji rynku, co pozwoliło obniżyć koszty zakupów o 30 procent i zatrzymać w firmie 100 tysięcy złotych rocznie. Z kolei w branży montażowej prosty zakup podnośnika do płyt gipsowych za zaledwie 300 złotych pozwolił na natychmiastowe podwojenie wydajności pracy, umożliwiając jednemu monterowi samodzielne realizowanie zadań, podczas gdy drugi mógł w tym samym czasie otwierać kolejny front robót.
Mówiąc o oszczędnościach miękkich, prelegent przytoczył case study działu graficznego, w którym wdrożenie jasnych formatów i priorytetyzacji zgłoszeń podniosło wydajność o 20 procent, co pozwoliło uniknąć rekrutacji kolejnego pracownika i wygenerowało szacunkowe oszczędności rzędu 70 tysięcy złotych. Na podstawie twardych danych Łukasz Jenczura udowodnił, jak gigantyczne straty generuje brak odpowiedniej struktury zarządzania. Trzygodzinne, cykliczne spotkania statusowe sześcioosobowego zespołu, które nie kończą się żadnymi wiążącymi ustaleniami, kosztują firmę ponad 91 tysięcy złotych rocznie, nie wliczając w to utraconych korzyści z niezrealizowanych w tym czasie zleceń. Co więcej, klasyczne mikrozarządzanie, polegające na osobistym pisaniu wszystkich ofert przez samego właściciela firmy, potrafi pochłonąć od 10 do 15 godzin tygodniowo, co przy rynkowej stawce pracy menedżera oznacza stratę rzędu 144 tysięcy złotych rocznie.
Ekspert mocno uderzył również w powszechną „manię” pracy na wielu wersjach tego samego arkusza kalkulacyjnego, wskazując, że chaos pod tytułem „zamówienia final_FINAL2.xls” kosztuje średnio 2,5 tysiąca złotych tygodniowo z powodu ciągłego przepisywania danych i kłótni kompetencyjnych. Podobne wąskie gardła odnajdziemy w serwisach technicznych, gdzie brak spisanych procedur powoduje, że jedyny standard funkcjonuje wyłącznie w głowie szefa, zmuszając go do pracy przez 60 do 70 godzin w tygodniu i marnowania cennego czasu na odbieranie każdego telefonu alarmowego czy ręczną weryfikację faktur za części. Zwrócono też uwagę na zamrożony kapitał obrotowy na magazynach – w jednej z analizowanych firm produkcyjnych przechowywanie starych, niesprzedawanych od 5 lat wersji komponentów „bo może się przyda” zablokowało aż 180 tysięcy złotych, które dopiero po audycie i reorganizacji powróciły na konto bankowe.
Wystąpienie zostało podparte alarmującymi statystykami z najnowszych raportów rynkowych. Zgodnie z przytoczonymi badaniami Harvard Business Review, aż 73 procent menedżerów odkłada kluczowe decyzje o ponad trzy dni, a 63 procent spotkań biznesowych nie kończy się żadną konkluzją. Dane instytutu Gallup pokazują natomiast drastyczny spadek klarowności ról – zaledwie 46 procent pracowników dokładnie wie, czego się od nich oczekuje w pracy. Sytuację komplikuje fakt, że przeciętny przedsiębiorca korzysta obecnie z 5 różnych narzędzi komunikacyjnych dziennie, tracąc około 17 procent czasu na samo przełączanie kontekstu i kopiowanie informacji między systemami, podczas gdy 68 procent zatrudnionych działa po prostu „na czuja”, nie znając rzeczywistych priorytetów swojej firmy. Łukasz Jenczura przypomniał słynne słowa Edwardsa Deminga, że 95 procent błędów wynika ze złego systemu, a nie z winy ludzi, i zachęcił zarządy do natychmiastowego działania: wyjścia zza biurka i przeprowadzenia tak zwanego Gemba Walk, zrobienia rentgenowskiego przeglądu magazynu oraz bezwzględnego domknięcia chociaż jednej decyzji, która wisi w próżni od tygodni.
Transformacja back office i cyfryzacja bez iluzji
W drugim panelu Michał Zwyrtek, doświadczony doradca biznesowy, partner zarządzający w Zwyrtek Group, przedstawił bezkompromisowe podejście do transformacji cyfrowej obszarów zaplecza administracyjnego. Jego główna teza głosi, że większość współczesnych organizacji nie ma problemu z samym zakupem nowoczesnego oprogramowania, lecz z przełożeniem go na realny wynik finansowy w strukturze P&L. Technologia wprowadzona w niejasny, źle zaprojektowany proces nie naprawia chaosu, lecz go drastycznie skaluje, sprawiając jedynie, że dotychczasowy bałagan zaczyna funkcjonować znacznie szybciej.
Prelegent ostudził technologiczny entuzjazm twardymi danymi z globalnych analiz. Według raportów McKinsey aż 70 procent transformacji cyfrowych nie osiąga zakładanych celów biznesowych. Instytut RAND estymuje, że poziom porażek projektów opartych na sztucznej inteligencji przekracza 80 procent, a analizy Boston Consulting Group wskazują, że 74 procent firm nie potrafi wycisnąć z implementacji AI żadnej namacalnej wartości. W efekcie tylko 5 procent przedsiębiorstw można uznać za prawdziwie przygotowane na wyzwania przyszłości.
Polska na tym tle znajduje się dopiero na początku drogi cyfrowej. Choć adopcja sztucznej inteligencji w rodzimych przedsiębiorstwach wzrosła według Eurostatu z 5,9 procent w 2024 roku do 8,4 procent w 2025 roku, wciąż daleko nam do średniej unijnej wynoszącej 20 procent, nie wspominając o liderach cyfryzacji takich jak Dania z wynikiem 42 procent, Finlandia osiągająca 38 procent czy Szwecja na poziomie 35 procent. Ta dysproporcja rodzi jednak poważne ryzyko tak zwanej „pilotowej iluzji”, czyli przepalania budżetów na drobne, nieprzemyślane testy technologiczne, które nigdy nie wejdą w fazę produkcyjną i nie zyskają realnego właściciela biznesowego.
Równolegle w firmach rozwija się niepokojący trend oddolnego, dzikiego wdrażania narzędzi AI przez pracowników bez jakichkolwiek standardów bezpieczeństwa, co prowadzi do masowego kopiowania wrażliwych dokumentów korporacyjnych do publicznych modeli językowych. Zmarnowany potencjał widać też w strukturze czasu pracy – badanie Microsoft Work Trend Index ujawnia, że pracownicy wiedzy spędzają aż 60 procent swojego czasu na bezproduktywnej komunikacji, e-mailach i statusach. Tymczasem szacunki McKinsey wskazują, że aż 58 procent obecnych godzin pracy w Europie można zautomatyzować technicznie, przesuwając ciężar z ręcznej klepaniny administracyjnej na zaawansowaną analizę, kontrolę i procesy decyzyjne.
Doskonałym dowodem na finansowy wymiar optymalizacji back office są twarde wskaźniki w obszarze weryfikacji i księgowania faktur zakupowych opracowane przez Ardent Partners. Najlepsze w swojej klasie przedsiębiorstwa przetwarzają jedną fakturę za kwotę 2,78 dolara w czasie nieco ponad 3 dni, notując zaledwie 9 procent błędów. Cała reszta rynku na ten sam proces marnuje aż 17,4 dnia, płacąc za pojedynczy dokument koszmarne 12,88 dolara z powodu ciągłych poprawek i ręcznego wyjaśniania anomalii. Przy skali 100 tysięcy faktur rocznie ta z pozoru drobna różnica procesowa przekłada się na ponad milion dolarów uciekających bezpośrednio z kasy przedsiębiorstwa.
Podobne zagrożenia czyhają w obszarze raportowania zarządczego. Niezależny audyt Tuck School of Business wykazał, że aż 1,79 procent wszystkich formuł w operacyjnych arkuszach Excel zawiera kardynalne błędy, co oznacza, że menedżerowie podejmują strategiczne decyzje na podstawie zafałszowanych wyliczeń.
W trakcie Śniadania Biznesowego zaprezentowano również mapę nowoczesnych rozwiązań technologicznych, w tym zaawansowane narzędzia klasy Process Mining, automatyzację RPA, systemy OCR takie jak SaldeoSmart, a także innowacyjne platformy low-code oraz generatory aplikacji oparte na sztucznej inteligencji, w tym system Lovable czy głosowe rozwiązania ElevenLabs. Michał Zwyrtek zamknął swoją prelekcję przedstawieniem rygorystycznej, stupunktowej roadmapy transformacji, przypominając, że poprawna kolejność działań zawsze musi zakładać najpierw dokładne zmapowanie rzeczywistego procesu, uproszczenie i usunięcie zbędnych kroków, uporządkowanie struktur danych, a dopiero na samym końcu dobór adekwatnego narzędzia technologicznego.
Podatkowe paliwo dla innowacji – ulgi, które budują kapitał
Niezwykle istotnym dopełnieniem dyskusji o efektywności kosztowej był blok poświęcony nowoczesnym instrumentom fiskalnym, który poprowadziła Oliwia Piórkowska, Associate w Zwyrtek Tax & Legal sp.k. – spółki doradztwa prawno-podatkowego należącej do Zwyrtek Group. Ekspertka jednoznacznie rozprawiła się z mitem, że ulgi podatkowe są rozwiązaniem zarezerwowanym wyłącznie dla laboratoriów badawczych czy wielkich gigantów technologicznych. W rzeczywistości polski system podatkowy oferuje niezwykle szeroki katalog preferencji dla przedsiębiorstw z sektora MŚP prowadzących klasyczną działalność produkcyjną, handlową czy usługową.
Podczas prelekcji szczegółowo omówiono mechanizmy działania kluczowych ulg prorozwojowych, w tym ulgi na ekspansję wspierającej rozszerzanie rynków zbytu i wchodzenie na rynki zagraniczne, ulgi badawczo-rozwojowej (B+R) pozwalającej na dodatkowe odliczenie kosztów wynagrodzeń i materiałów, a także ulgi na innowacyjnych pracowników oraz ulgi na prototyp, dedykowanej firmom przechodzącym z fazy pomysłu do montażu serii próbnej i certyfikacji rynkowej. Osobne miejsce poświęcono analizie możliwości stosowania 50-procentowych kosztów uzyskania przychodów dla pracowników zaangażowanych w działalność twórczą, takich jak programiści, projektanci UX/UI czy twórcy dokumentacji technicznej i architektonicznej.
Oliwia Piórkowska sformułowała jednak kluczowe ostrzeżenie dla menedżerów w kontekście bardzo popularnej ulgi na robotyzację. Przepisy prawa podatkowego w tym zakresie są bezwzględne i bardzo precyzyjne: boty programowe wdrażane w działach księgowości, chatboty, systemy automatyzacji e-maili, agenci AI czy klasyczne roboty programistyczne klasy RPA nie spełniają definicji robota przemysłowego w rozumieniu ustawy o CIT i nie dają prawa do tego konkretnego odliczenia.
Praktyczna puenta panelu podatkowego współgrała z wcześniejszymi wystąpieniami ekspertów operacyjnych. Ulgi podatkowe nie są kwestią prostej deklaracji składanej na koniec roku, lecz zaczynają się od rzetelnej, bieżącej dokumentacji procesowej wewnątrz firmy. Przedsiębiorcy, którzy chcą bezpiecznie i skutecznie optymalizować swoje obciążenia podatkowe, muszą posiadać szczegółową ewidencję czasu pracy, precyzyjne opisy zadań powiązanych z konkretnymi projektami oraz formalne procedury potwierdzające transfer praw autorskich. Tylko pełna synergia pomiędzy uporządkowanym systemem operacyjnym, mądrą technologią i spójną architekturą prawno-podatkową pozwala nowoczesnym firmom na bezpieczne skalowanie biznesu i budowanie trwałej odporności na zawirowania rynkowe.
