Czym jest ZAW-FA i kogo faktycznie dotyczy? [WZÓR FORMULARZA] – wyjaśniają Zwyrtek & Partners
Wydarzenia | Zwyrtek & Wspólnicy
Formularz ZAW-FA służy do nadania lub odebrania uprawnień do korzystania z KSeF i jest kluczowy wyłącznie dla określonych podmiotów.
ZAW-FA muszą złożyć przede wszystkim podatnicy niebędący osobami fizycznymi (np. spółki z o.o., fundacje, stowarzyszenia, JST, parafie), którzy nie posiadają kwalifikowanej pieczęci elektronicznej zawierającej NIP.
Jeżeli taki podmiot nie złoży ZAW-FA, nie będzie możliwe skuteczne zarządzanie dostępem do KSeF (w tym nadanie uprawnień kolejnym osobom).
Kiedy ZAW-FA nie jest wymagany?
- jeżeli podmiot posiada kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP – może samodzielnie zalogować się do KSeF i nadać uprawnienia innym osobom,
- w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, które logują się do KSeF własnym Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym (o ile podpis zawiera NIP lub PESEL).
Dlaczego ZAW-FA jest tak istotny?
Złożenie formularza umożliwia:
- wyznaczenie pierwszej osoby fizycznej z pełnymi uprawnieniami do KSeF (tzw. administratora / „KSeF Mastera”),
- pełny dostęp do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych,
- możliwość dalszego nadawania uprawnień (np. pracownikom, księgowości, biuru rachunkowemu) już elektronicznie – bez kolejnych papierowych zgłoszeń.
W formularzu ZAW-FA wskazuje się jedną osobę – kolejne uprawnienia nadaje się już bezpośrednio w systemie KSeF.
Jak złożyć formularz?
Formularz można złożyć elektronicznie – jako podpisany załącznik do pisma ogólnego przez e-Urząd Skarbowy (Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany).
Dlaczego warto zrobić to już teraz?
Z praktyki wynika, że:
- nadanie uprawnień w KSeF nie następuje automatycznie – wymaga wprowadzenia danych przez urząd,
- złożenie ZAW-FA z wyprzedzeniem pozwala spokojnie przetestować dostęp,
- odkładanie tej czynności na ostatnią chwilę może skutkować brakiem dostępu do faktur i opóźnieniami w obsłudze księgowej.
Wzór formularza ZAW-FA, który mogą Państwo wykorzystać do złożenia zawiadomienia.
Jeżeli mają Państwo wątpliwości:
- czy musicie złożyć formularz,
- kogo najlepiej wskazać jako osobę uprawnioną,
- lub chcieliby Państwo, abyśmy pomogli w przygotowaniu i złożeniu formularza,
zapraszamy do kontaktu ze Zwyrtek & Partners:
tel. +48 (32) 757-03-66, mail: kontakt@zwyrtek.pl
